Comunicación interpersonal, ¿paso previo a la comunicación interna en la empresa?

Parece que está de moda hablar de comunicación y su importancia para nuestra vida (personal) y  profesional.

Comunicación en público, comunicación en redes sociales, comunicación externa (de la empresa a sus clientes/seguidores) y así llegamos a la comunicación interna en la empresa.

¿Cuántas veces nos hemos quejado de la falta de comunicación interna en el lugar en el que trabajamos?

–          Desconocemos información relevante.

–          No sabemos qué hacen otros departamentos.

–          No nos mantienen al tanto de novedades importantes.

–          Hay información, en ocasiones, muy dispersa.

–          No hay comunicación bidireccional.

–          La información fluye en exceso por canales informales, con lo cual el grado de credibilidad disminuye y la existencia de rumores aumenta.

–          De cara al exterior, los demás perciben esa carencia (aunque creamos que no).

–          Crea inseguridades, porque desconoces el canal de comunicación adecuado a cada situación.

–          E incluso pueden llegan a duplicarse tareas por no tener claras las responsabilidades de cada uno (no nos las han comunicado correctamente).

Llegados a este punto, le he dado vueltas a cómo nos comunicamos realmente con los demás en la empresa. Ya no voy a qué comunicar sino a qué tipo de comunicación interpersonal tenemos con el resto en nuestro día a día.

Me refiero a…

Cómo redactas los e-mails

¿Te diriges a la persona por su nombre?

¿Saludas con un Buenos días/tardes/Hola?

Si vas a solicitar algo…¿lo pides por favor?

Y ya de paso ¿das las gracias al final del correo?

(Parece obvio, ¿verdad?…pues no creas).

Si le has enviado varios correos con el mismo tema ¿le comunicas de forma asertiva tu urgencia por resolver el tema?

Si por lo que sea, le “mareas” un poco con varios correos, cambios o peticiones ¿le dices: “disculpa que te moleste de nuevo”?

¿Tienes la humildad suficiente para decir “necesitaba tu ayuda para esto”, en vez de pedir sin más?

¿Das feedback sobre lo que te envían? Aunque solo sea “De acuerdo, muchas gracias” o “Gracias por responder tan rápido”.

No sabes la importancia que tiene la comunicación (escrita, en este caso) entre personas, es el poder de las palabras (como dice mi amiga Elena Arnaiz).

Interpretamos los mensajes en función de la persona que nos los envía, hay una parte subjetiva siempre. Si es alguien por quien tienes poca simpatía, te lo vas a tomar como una exigencia y si las palabras no son lo suficientemente amables o distendidas, tu percepción va a ser aún peor. ¿Resultado? Que espere un poco, ya le contestaré, pues ahora mismo no voy a poder…

La comunicación cara a cara

¿Miras a los ojos a la persona?

¿Abordas su mesa sin preguntar si puede dedicarte un minuto?

¿Sonríes?

¿Te asomas a la puerta, sueltas el mensaje y te vas?

¿Utilizas las palabras “quiero que”, “necesito esto” o “pásame esto por e-mail”, en vez de “¿Podrías…”, “Te agradecería que…” o “Si pudieras enviármelo por e-mail, por favor?”

¿Sigues tecleando en el ordenador mientras te hablan?

¿Le invitas a sentarse en la silla mientras buscas lo que necesita?

¿Lo despachas rápido sin preguntar si necesita algo más?

No sabes la importancia que tiene hacer sentirse importante a los demás, que sientan que en ese momento tus cinco sentidos están puestos en esa persona, que no le tratas como un trámite más.

Los canales adecuados

¿Sabes diferenciar el canal adecuado para cada tema?

¿Utilizas el e-mail para todo? Porque una llamada de teléfono, a veces es más rápida y efectiva e incluso si aprovechas que tienes cerca de tu despacho a esa persona y vas a verle también es una forma de saludarle y tener una conversación más informal sobre otros temas (¿Qué tal el fin de semana?, ¿Cómo sigues del catarro?).

Comunicarte es relacionarte. Relacionarte es comunicarte.

¿Combinas varios canales para el mismo tema? Puede ser muy útil para aclarar determinados asuntos, como enviar un e-mail con una serie de documentación y después llamar a la persona para aclararle detalles sobre el asunto o para explicarle la urgencia por leerlo y actuar.

Porque cuántas veces te has preguntado: “Bien, recibo esto pedazo de correo con miles de adjuntos pero…¿Qué se espera de mí? ¿Cuál es mi papel en todo esto?”

Los canales que utilizamos son tan importantes como el mensaje que queremos transmitir, definen nuestro modo de comunicarnos.

Comunicación con tu equipo

¿Has definido una forma concreta de comunicar?

¿Te comunicas con todos los miembros de tu equipo por igual? Es muy fácil herir sensibilidades.

¿Tu equipo es capaz de detectar la importancia de los asuntos en función de cómo los comunicas?

¿Te aseguras de que todos tienen claro el mensaje? En caso de que no, ¿eres capaz de utilizar otra forma más clara de comunicar y sabes adaptarte a la forma de entender del otro?

¿Das feedback adecuado cuando tu equipo se comunica contigo?

¿Estableces un tipo de comunicación acordada entre todos para que funcione la bidireccionalidad?

Resultados de una buena comunicación interpersonal

La habilidad para la comunicación interpersonal se puede entrenar, pasando primero por detectar la respuesta de los demás a tus mensajes.

La respuesta de los demás va a ir en la línea de tu comunicación con ellos, es decir, te devolverán el mismo estilo en el que tú te comunicas. Deberíamos ser capaces de tener la habilidad suficiente para darle la vuelta al estilo de comunicación, si la de nuestro interlocutor no es la adecuada.

Me explico: si yo poseo esa capacidad, independientemente del tipo de mensaje o estilo de comunicación que reciba, mi respuesta va a seguir siendo igual de amable y asertiva. Y eso va a hacer que la otra persona modifique su modo de dirigirse a mí (para mejor).

Si respondo a una persona con su mismo estilo (imperativo y no asertivo), no habrá un cambio en ella, al contrario, está haciendo que mi modo de comunicar cambie solo porque se trata de ese interlocutor. Y eso es un completo error.

Lo mismo ocurre en el cara a cara: si una persona no sonríe, no dejes de hacerlo tú si ese es tu estilo y tu forma de comunicarte (al final acabará haciéndolo). Si te “escupe” una petición desde la puerta, no caigas en la misma técnica.

Prueba y me cuentas: tú influyes mucho más en su estilo manteniendo el tuyo que al revés.

Yo lo tengo comprobado y el resultado es increíble.

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